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excel生成通讯录格式（图示excel制表技巧:规范的Excel数据源）

2022-12-13 11:17:58来源：互联网  

工作中常遇到要将大量的电话号码存在自己的手机中，这里的大量号码是指几百个，甚至更多。


(资料图)

我们首先想到的这些联系人可能是某部门、某单位。可以待自己需要联系这个部门、单位，这个人的时候，才把号码存到手机中。这是人们常常运用的“化整体为部分”的思维，但是起到了“化繁为简”的作用了吗？没有！因为还是自己把所有联系人电话号码一个个手动存入到手机中。

“既要质量，又要效率”是工作的原则，是工作的需要，更是工作的意义，质量和效率不是矛盾的。Excel提高了工作效率，逻辑运算的特性帮助我们在工作上节省更多的时间。

本文以“Excel联系人批量导入手机”为例来解读如何高效运用Excel技术。

注：1.操作系统win10，软件wps，手机Android；

2.所有图示内容为演示数据；

3.批量导入原理是把Excel格式转化为csv或vcf格式导入手机通讯录（演示手机只支持vcf格式，多了一步csv格式转vcf格式）。

一、规范的Excel数据源

1.要获得Excel的高效，需要规范的Excel数据源；

2.Excel数据源和报表式（呈现式）电子表不同，报表式电子表兼顾美观，但Excel数据源则不同；

3.Excel数据源尽量避免使用合并单元格；

4.Excel数据源每一个字段为一列，把相同属性数据放到一个字段下；

5.越规范的数据源，输入的函数越简洁，数据透视表、power query不受干扰。

二、联系人Excel原始表规范为标准数据源

1.数据表格中存在大量的合并单位格；

颜色标注单元格为合并单元格，不利于函数公式应用

2.职务字段没有单独列出来；

姓名应该单独拆为一列，“董事长、总经理”单独拆为职务字段

3.姓名、联系电话字段没有在同一列，而是分别在4列中。

三、将Excel联系人转化为规范的数据源

1.对原表进行修改，去合并单元格，把相同内容批量填充到空表单位格；

把有合并单元格的填充为相同的内容

2.将职务字段单独拆开成四列，与原表中四列姓名、联系电话对应；

原表有四列姓名，对应把职务在姓名后面拆为四列

3.将公司、姓名、职务、联系电话字段分别放在同一列；

建立新工作表，提取公司使用函数=INDIRECT(“Sheet2!R”&CEILING((ROW()+8)/5,1)&”C”&ROW(A2),)。

提取姓名、职务、联系电话使用函数=INDIRECT(“Sheet2!R”&CEILING((ROW()+8)/5,1)&”C”&COLUMN(C3)+MOD(ROW()+2,5)*3,)。

4.将公司、姓名、职务合并为一列，电话号码单独一列。

四、批量导入联系人电话

1.将规范后的Excel文件保存为.csv格式，文件名new.csv；

新建表只保留合并的姓名列和联系电话列，然后保存.csv格式

2.将new.csv转化为new.vcf格式；

利用电子邮箱把csv格式转化为vcf格式

3.在手机中从new.vcf文件批量导入联系人电话。

标签： excel

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